Você manda o contrato para assinatura, dois dos três signatários assinam em minutos — e o terceiro trava tudo porque não consegue acessar a conta Gov.br. Esse cenário acontece mais do que parece, e o problema vai além do atraso.
Assinatura digital Gov é o serviço gratuito do governo federal que permite assinar documentos eletrônicos pelo portal Gov.br. Portanto, na prática, é uma forma de validar acordos sem sair de casa e sem reconhecer firma em cartório. Além disso, ela tem respaldo legal pelo Decreto nº 10.543/2020 e pela Lei nº 14.063/2020, que regulamentam o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil. Consequentemente, o documento assinado pelo Gov.br carrega validade jurídica equivalente à de uma assinatura presencial — desde que o signatário tenha conta nível prata ou ouro.
Como a assinatura digital Gov.br funciona na prática
Para assinar um documento pelo Gov.br, você acessa o Portal de Assinatura Eletrônica, faz login com CPF e senha, envia o arquivo em formato PDF e posiciona a assinatura no local desejado. Dessa forma, o sistema envia um código de confirmação via SMS para o celular cadastrado, e você autoriza a assinatura pelo aplicativo. O processo é rápido quando tudo funciona — e essa é a palavra-chave: quando.
O requisito mínimo para usar o serviço é ter uma conta Gov.br no nível prata ou ouro. A conta prata exige validação por reconhecimento facial com base na CNH ou por login em bancos credenciados. Já a conta ouro demanda biometria facial da Justiça Eleitoral ou certificado digital ICP-Brasil. Portanto, não basta ter um CPF cadastrado no portal — o signatário precisa ter passado por essas etapas extras de validação.
O risco de depender de uma única forma de assinar
Imagine que você administra uma imobiliária e precisa de três assinaturas em um contrato de locação: proprietário, inquilino e fiador. O proprietário tem conta ouro no Gov.br e assina sem problemas. O inquilino, por outro lado, nunca validou a conta — está no nível bronze. E o fiador nem lembra a senha do portal.
Nesse cenário, o contrato para. Assim, o imóvel fica parado, o proprietário cobra agilidade, e você precisa escolher entre esperar cada signatário resolver o acesso ao Gov.br ou buscar outra solução. Além disso, existe um detalhe que muita gente ignora: quando parte das assinaturas é feita em uma plataforma e outra parte em plataforma diferente, a integridade do documento fica comprometida. Dessa forma, a rastreabilidade se perde, e o responsável pelo contrato pode ter dificuldades para comprovar a validade jurídica de todas as assinaturas em caso de disputa.
Por outro lado, quando todas as assinaturas estão reunidas em um único ambiente, o documento mantém uma cadeia de evidências consistente — horário, IP, método de autenticação e identidade de cada signatário — tudo no mesmo registro.
Limitações da assinatura Gov.br que você precisa conhecer
A assinatura digital Gov.br funciona bem para situações pontuais, como assinar uma declaração ou um documento para um órgão público. No entanto, para o dia a dia de empresas que lidam com volume de contratos, ela apresenta gargalos reais.
Primeiro, o portal aceita apenas arquivos em formato PDF. Portanto, se o seu fluxo envolve documentos em Word ou outros formatos, você precisa converter tudo antes de enviar. Segundo, não há integração com sistemas corporativos — cada assinatura é feita manualmente, uma por uma, dentro do portal do governo. Terceiro, a dependência da validação da conta é individual: você não controla se o seu cliente, parceiro ou fornecedor tem o nível de acesso necessário para assinar.
Além disso, o Gov.br não oferece funcionalidades como organização de documentos em pastas, busca rápida de contratos antigos ou fluxos de envio com múltiplos signatários em sequência. Consequentemente, para profissionais de imobiliárias, escritórios de advocacia, contabilidade e RH — que assinam dezenas de documentos por semana — a limitação operacional pesa.
E se cada signatário pudesse escolher como assinar
Pense no cenário ideal: você envia um contrato e cada signatário assina da forma que tem disponível. Um usa o Gov.br porque já tem conta ouro. Outro usa certificado digital ICP-Brasil porque a empresa dele exige. Um terceiro faz assinatura eletrônica simples com validação por e-mail e SMS — porque é a forma mais rápida que ele consegue naquele momento.
Assim, ninguém trava o processo. Todos assinam no mesmo documento, na mesma plataforma, e cada assinatura carrega a validade jurídica correspondente ao seu método. Dessa forma, o contrato nasce completo, rastreável e juridicamente robusto — sem depender de um único portal ou de uma única forma de autenticação.
Organização dos documentos depois da assinatura
Assinar é metade do trabalho. A outra metade é encontrar o documento quando você precisar dele — seis meses depois, em uma renovação, em uma disputa ou em uma auditoria.
Profissionais que usam o Gov.br para assinar acabam com arquivos espalhados entre downloads do navegador, pastas do computador e e-mails. Portanto, localizar um contrato específico vira uma busca manual que consome tempo e paciência. Nesse sentido, ter os documentos assinados organizados automaticamente em pastas na nuvem — com busca por nome, data ou signatário — transforma a gestão documental de qualquer empresa. Consequentemente, o que antes levava minutos de procura passa a levar segundos.
Onde a Rubrica entra nisso
A Rubrica foi feita para você assinar contratos e documentos sem depender de uma única forma de autenticação. Assim, você envia o documento, define os signatários e cada um escolhe como assinar — pelo Gov.br, com certificado digital ICP-Brasil ou por assinatura eletrônica com validação por e-mail e SMS — tudo em um único lugar, com validade jurídica.
Quando um signatário não tem acesso ao Gov.br, o contrato não para. Portanto, você elimina o risco de ter assinaturas espalhadas em plataformas diferentes e mantém toda a cadeia de evidências em um só ambiente. E quando precisar de um nível mais robusto, você usa certificado digital ICP-Brasil no mesmo processo, sem trocar de ferramenta.
Além disso, a plataforma de assinatura digital Rubrica organiza todos os seus documentos em pastas na nuvem — para que você localize qualquer contrato em segundos, sem vasculhar e-mails ou pastas do computador. Dessa forma, cada documento assinado fica arquivado, rastreável e acessível para sempre.
Se a ideia é agilizar contratos sem depender de um portal só, cadastre-se e comece a fazer assinaturas na Rubrica.