Você precisa assinar um contrato, mas não sabe por onde começar. Certificado digital, assinatura eletrônica, Gov.br — são tantos termos que parece mais complicado do que deveria. A boa notícia é que assinar um documento com validade jurídica hoje é algo que você faz em minutos, direto do computador ou do celular.
Assinatura digital é uma forma de assinar documentos eletronicamente com validade jurídica. Portanto, na prática, ela substitui aquela assinatura à caneta e o reconhecimento de firma em cartório — só que de maneira mais rápida, segura e sem sair de casa. Existem diferentes formas de fazer isso, algumas mais simples e outras mais robustas, dependendo do tipo de documento que você precisa assinar.
Você não precisa de certificado digital para tudo
Esse é o ponto que mais gera confusão. Muita gente acredita que precisa comprar um certificado digital para assinar qualquer documento — e isso não é verdade. O certificado digital é necessário em situações específicas, como emissão de nota fiscal eletrônica ou transferência de imóveis. Para o restante — contratos de locação, propostas comerciais, termos de serviço, procurações, distratos — a assinatura eletrônica avançada já resolve, com a mesma validade jurídica.
A Lei 14.063/2020 reconhece diferentes modalidades de assinatura eletrônica e define quando cada uma se aplica. Dessa forma, você não precisa do método mais caro e complexo para assinar um contrato de prestação de serviço, por exemplo. Basta usar uma plataforma que valide sua identidade — por e-mail, SMS ou outro meio — e registre as evidências da assinatura.
Portanto, quando alguém pergunta “como fazer uma assinatura digital”, na maioria das vezes o que essa pessoa precisa é de uma assinatura eletrônica com validade jurídica — e isso é muito mais simples do que parece.
Quando você realmente precisa de certificado digital
O certificado digital ICP-Brasil é obrigatório em situações que a lei determina expressamente. Além disso, ele é exigido em algumas interações com órgãos públicos que demandam o nível qualificado de assinatura.
Na prática, você precisa de certificado digital para emitir notas fiscais eletrônicas — com exceção de MEIs e pessoas físicas —, para atos de transferência e registro de bens imóveis, para assinar atos como titular de órgão público e para acessar determinados sistemas governamentais como e-CAC, eSocial e SPED. Consequentemente, se o seu dia a dia não envolve essas situações, você consegue assinar a imensa maioria dos documentos — contratos de locação, propostas comerciais, termos de serviço, procurações, distratos — com assinatura eletrônica avançada, que tem validade jurídica reconhecida pela mesma lei.
Como fazer uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil
Se você já tem um certificado digital — A1 armazenado no computador ou A3 em token ou cartão —, o processo de assinar é simples. Primeiro, você acessa uma plataforma de assinatura eletrônica que aceite certificados ICP-Brasil. Assim, faz o upload do documento, seleciona os signatários e escolhe a modalidade qualificada para quem vai usar o certificado. No momento da assinatura, o sistema solicita que você conecte o token ou selecione o certificado A1 instalado no computador, digite a senha e confirme.
A assinatura gera um selo criptográfico que vincula o conteúdo do documento à sua identidade. Dessa forma, qualquer alteração posterior no arquivo invalida automaticamente a assinatura — essa é a camada extra de segurança que o certificado ICP-Brasil oferece. O documento assinado pode ser verificado no portal VALIDAR do governo ou em qualquer sistema compatível.
Como fazer uma assinatura eletrônica avançada sem certificado
Para quem não tem — e não precisa ter — certificado digital, a assinatura eletrônica avançada resolve a maioria dos cenários empresariais. Nessa modalidade, o signatário comprova sua identidade por meios como validação por e-mail com código, confirmação via SMS para o celular cadastrado, registro de geolocalização e IP e captura de evidências biométricas ou documentais.
Esses elementos combinados criam uma cadeia de evidências que identifica o signatário de maneira unívoca — exatamente o que a Lei 14.063/2020 exige para a modalidade avançada. Portanto, o contrato assinado dessa forma tem validade jurídica, e tribunais brasileiros já reconhecem essas assinaturas em decisões judiciais, inclusive anulando sentenças que exigiam exclusivamente ICP-Brasil quando a lei não determinava essa obrigatoriedade.
O cenário real de quem lida com contratos todo dia
Se você trabalha em imobiliária, escritório de advocacia, contabilidade ou RH, sabe que raramente todos os signatários de um contrato têm o mesmo recurso disponível. O sócio da empresa pode ter certificado digital A3 no cofre. O cliente pode não ter nada além do celular. O fiador pode estar viajando e só consegue acessar o e-mail.
Nesse sentido, a plataforma ideal é aquela que permite que cada signatário assine da forma que tem à mão — certificado digital, Gov.br ou assinatura eletrônica avançada — e que todas essas assinaturas coexistam no mesmo documento, com a mesma rastreabilidade e validade. Além disso, quando o contrato envolve múltiplos signatários, forçar todo mundo a usar o mesmo método é a forma mais rápida de travar o processo.
O que acontece com o documento depois da assinatura
Assinar é o primeiro passo. O segundo — e igualmente importante — é conseguir encontrar esse documento quando precisar dele. Seis meses depois, quando o inquilino contesta uma cláusula, ou quando a auditoria pede o contrato com o fornecedor, você precisa localizar o arquivo em segundos, não em horas.
Por isso, a plataforma que você usa para assinar deveria ser a mesma que armazena e organiza seus documentos. Dessa forma, cada contrato assinado fica automaticamente em pastas na nuvem, com busca por nome, data, signatário ou status. Consequentemente, a gestão documental deixa de ser uma tarefa separada e vira parte natural do fluxo de assinatura.
Onde a Rubrica entra nisso
A Rubrica foi feita para você assinar documentos de qualquer forma — com certificado digital ICP-Brasil, pelo Gov.br ou por assinatura eletrônica avançada — tudo dentro da mesma plataforma e no mesmo documento. Assim, você envia o contrato, define os signatários e cada um assina com o recurso que tem disponível, sem travar o processo.
Quando um signatário tem certificado digital, ele usa. Quando outro só tem o celular, ele assina eletronicamente com validação por e-mail e SMS. Portanto, todas as assinaturas ficam reunidas em um só lugar, com cadeia de evidências completa e validade jurídica para cada modalidade. E quando precisar de um nível mais robusto, você usa certificado digital ICP-Brasil no mesmo processo.
Além disso, a plataforma de assinatura digital Rubrica guarda e organiza todos os seus documentos em pastas na nuvem — para que você localize qualquer contrato em segundos, sempre que precisar. Dessa forma, assinar e arquivar viram uma coisa só.
Se a ideia é assinar contratos com validade jurídica sem depender de um método só, cadastre-se e comece a fazer assinaturas na Rubrica.