Política de Privacidade — Rubrica

Quem trata seus dados

Esta Política explica como a Rubrica, identificada no site pelo CNPJ 64.038.327/0001-35, trata dados pessoais de visitantes, interessados, clientes, representantes e signatários. Última atualização: 30 de setembro de 2026. Ela abrange o site e os serviços da Rubrica, respeitadas as informações específicas apresentadas em cada funcionalidade.

A Rubrica atua como controladora quando define as finalidades e os meios do tratamento, como na gestão de seus contatos comerciais, contas, cobrança e segurança. Ao processar documentos e dados por solicitação de um cliente, pode atuar como operadora, conforme o serviço, o contrato e as instruções recebidas. O cliente que define a finalidade do documento ou da consulta também tem responsabilidades pela proteção dos dados que fornece.

O canal para dúvidas e solicitações de privacidade é contato@rubrica.com.br.

Quais dados podemos tratar

As informações variam conforme o serviço utilizado e podem ser fornecidas diretamente por você, pelo cliente que envia um documento ou solicita uma consulta, ou por fornecedores e fontes legalmente acessíveis. Limitamos o tratamento aos dados pertinentes à finalidade.

• Cadastro e contato: nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ, empresa, cargo e informações fornecidas em formulários ou conversas comerciais e de suporte.
• Contratação e cobrança: plano, histórico de pagamentos, dados fiscais e informações necessárias ao processamento da transação pela instituição ou pelo provedor de pagamento.
• Documentos e assinaturas: arquivos enviados, dados das partes e signatários, assinatura, autenticações, status e evidências de execução, como IP, data e hora, registros técnicos e trilha de auditoria.
• Verificação de identidade: documentos de identificação, fotografia ou selfie e, quando a funcionalidade utilizar reconhecimento facial para identificação, dados biométricos. A biometria vinculada a uma pessoa natural é dado pessoal sensível.
• Análise de ficha, quando solicitada: dados cadastrais e informações disponíveis nas fontes e fornecedores utilizados para a consulta, como indicadores de crédito, restrições, protestos, processos, vínculos e dados societários, conforme o produto contratado e os limites legais.
• Navegação: IP, identificadores de cookies, páginas acessadas, origem da visita, interações, navegador, dispositivo e localização aproximada inferida por IP. As ferramentas e finalidades são descritas na seção de cookies.

Finalidades e bases legais

Cada operação deve ter uma finalidade específica e uma base legal aplicável. O aceite desta Política, por si só, não representa consentimento genérico para qualquer uso de seus dados.

• Contrato e procedimentos preliminares: atender solicitações, criar e administrar contas, prestar os serviços contratados, enviar e assinar documentos, dar suporte e processar cobranças, quando essa hipótese for aplicável ao titular.
• Obrigação legal ou regulatória: cumprir deveres fiscais, atender determinações e manter os registros exigidos pela legislação.
• Exercício regular de direitos: preservar provas, evidências de assinatura e registros necessários à defesa de direitos em procedimentos judiciais, administrativos ou arbitrais.
• Legítimo interesse: atividades específicas de segurança, relacionamento e melhoria do serviço, quando cabível, mediante avaliação de necessidade, expectativas do titular e impacto sobre seus direitos. Essa hipótese não autoriza o tratamento de dados sensíveis.
• Proteção do crédito: consultas relacionadas a crédito, quando aplicável, observados os requisitos legais, a finalidade da consulta e as responsabilidades de quem a solicita.
• Consentimento: atividades que dependam dessa autorização, incluindo cookies opcionais quando adotado o consentimento como base. A autorização deve ser específica, informada e revogável.
• Dados sensíveis: o tratamento de biometria ou de outros dados sensíveis deve se enquadrar em uma hipótese do artigo 11 da LGPD, como consentimento específico e destacado ou prevenção à fraude e segurança em processos de identificação e autenticação, quando seus requisitos forem atendidos.

Documentos, identidade e consultas

Os documentos são processados para envio, assinatura, validação, armazenamento e disponibilização às partes autorizadas. O cliente responsável pelo envio deve ter fundamento para fornecer os dados, informar as pessoas envolvidas e conceder acesso apenas a quem necessita dele.

Fotografias, selfies e verificações adicionais são utilizadas conforme a modalidade de assinatura ou verificação escolhida. As informações apresentadas no fluxo devem esclarecer a finalidade e os dados exigidos. Dados biométricos e conteúdo de documentos privados não se destinam a campanhas publicitárias.

A Rubrica não utiliza o conteúdo de documentos privados para fins promocionais. O acesso deve se limitar às pessoas autorizadas e às necessidades técnicas, contratuais ou legais da operação.

A análise de ficha depende de uma solicitação específica. A disponibilidade de uma informação em fonte pública não dispensa a observância da LGPD. Resultados de consultas devem ser utilizados para a finalidade informada; a decisão de contratar ou aprovar uma operação cabe ao responsável por essa decisão.

Quando documentos envolverem crianças ou adolescentes, o tratamento deve observar seu melhor interesse e os requisitos legais aplicáveis. O responsável por inserir esses dados deve assegurar a legitimidade do envio.

Cookies, medição e publicidade

Cookies são pequenos arquivos armazenados no navegador. Tecnologias similares também podem registrar visitas e interações. Seu uso pode envolver dados pessoais e tem finalidades distintas.

• Essenciais: recursos necessários à autenticação, segurança, funcionamento e manutenção de preferências indispensáveis ao serviço utilizado.
• Microsoft Clarity: ferramenta de análise da experiência no site, com mapas de calor, registros de interações e reproduções de sessões para identificar dificuldades e melhorar as páginas. Esses registros podem envolver dados técnicos, páginas visitadas, cliques e rolagem. A Microsoft aplica mecanismos de mascaramento conforme a configuração da ferramenta; isso não significa que todos os dados de navegação sejam anônimos.
• Pixel da Meta: ferramenta de medição de publicidade que registra eventos de navegação e pode utilizar cookies e identificadores para atribuir resultados a anúncios e apoiar a criação de públicos e remarketing. Na configuração-base desta versão, o evento configurado é a visualização de página (PageView). A correspondência avançada automática não foi ativada nesta configuração.
• Google Ads: tag de publicidade para atribuição de visitas a anúncios e apoio à medição de campanhas, carregada após autorização de publicidade. A tag base não registra, sozinha, o envio de formulários ou cliques no WhatsApp como conversões. Consulte a Política de Privacidade do Google.
• Fornecedores: o tratamento realizado por Microsoft, Google e Meta também está descrito em suas políticas: Privacidade da Microsoft e Privacidade da Meta.

Como controlar suas preferências

No aviso de cookies, o botão “Aceitar” autoriza as categorias opcionais de análise de navegação e publicidade. Para recusar essas categorias ou configurá-las separadamente, acesse “Preferências de cookies”, no rodapé. Antes de sua autorização, as ferramentas opcionais permanecem bloqueadas. Microsoft Clarity, Google Ads e Pixel da Meta somente são carregados neste site após a autorização da respectiva categoria. Você pode rever ou retirar essa autorização em “Preferências de cookies”, no rodapé. A escolha é registrada neste navegador por até 180 dias; ao final desse período, o site solicita uma nova escolha. Se você limpar os dados locais, mudar de navegador ou dispositivo, deverá escolher novamente. Você também pode bloquear ou excluir cookies nas configurações do navegador. O bloqueio de cookies essenciais pode afetar funções do serviço. As preferências de publicidade também podem ser ajustadas nos controles disponibilizados pela Meta.

Ao retirar a autorização para uma categoria, o site recarrega para interromper suas ferramentas e tenta remover os cookies dessa categoria acessíveis no próprio domínio. Cookies mantidos por terceiros devem ser gerenciados também nos controles do navegador e desses fornecedores. A retirada não apaga automaticamente dados já recebidos pelos fornecedores. Quando um tratamento se baseia em consentimento, você também pode revogá-lo pelo canal contato@rubrica.com.br. A revogação se aplica às operações futuras e não torna automaticamente ilegítimo o tratamento anterior realizado com autorização válida.

Esta Política informa sobre as ferramentas e não equivale a um mecanismo de autorização. A disponibilização de um aviso de privacidade, a permanência no site ou o simples aceite de seus termos não substituem o consentimento quando ele é necessário.

Com quem os dados são compartilhados

Não vendemos dados pessoais. O compartilhamento ocorre conforme o serviço, a finalidade e a base legal aplicável, limitado às informações necessárias.

• Clientes, partes, signatários e pessoas autorizadas a acessar os documentos ou os resultados dos serviços solicitados.
• Provedores de hospedagem, armazenamento, infraestrutura, segurança e suporte técnico.
• Instituições e processadores de pagamento, como Asaas, conforme a modalidade utilizada.
• Provedores de e-mail, SMS e mensagens de WhatsApp necessários às comunicações solicitadas.
• Provedores de verificação de identidade e de consultas, incluindo SERPRO quando aplicável à funcionalidade.
• Microsoft, Google e Meta para as atividades de análise e publicidade descritas nesta Política. Esses fornecedores podem tratar dados também para finalidades próprias, conforme seus termos e o papel que desempenhem na operação.
• Autoridades e outros destinatários quando o compartilhamento for exigido por lei, determinação válida ou necessário ao exercício regular de direitos.

Transferências internacionais

Fornecedores de infraestrutura, análise e publicidade podem processar dados em outros países. A participação de Microsoft, Google e Meta e a utilização de infraestrutura internacional podem envolver transferências internacionais de dados.

Essas operações devem estar amparadas por uma base legal e por um mecanismo válido previsto na LGPD e na regulamentação da ANPD, como cláusulas-padrão contratuais ou outra hipótese aplicável. Esta Política não substitui os instrumentos e garantias exigidos para cada transferência.

Você pode solicitar pelo canal de privacidade informações sobre os fornecedores envolvidos, países de destino, finalidades, duração e mecanismos utilizados nas transferências que envolvam seus dados.

Por quanto tempo guardamos os dados

A retenção considera a finalidade, o serviço contratado, a necessidade de preservar evidências, os prazos legais e o exercício regular de direitos. Não há um prazo único para todas as categorias de dados.

Para documentos assinados, esta Política mantém os períodos mínimos de armazenamento anteriormente informados: 5 (cinco) anos nos planos pagos e 2 (dois) anos no plano gratuito, observadas as condições contratuais do serviço. Esses períodos são condições de armazenamento e não devem ser interpretados como prazos impostos pela LGPD.

Informações de cobrança, atendimento, segurança e evidências podem ser conservadas pelo período necessário à respectiva finalidade ou obrigação. Ao término da necessidade de tratamento, os dados devem ser eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.

O encerramento de uma conta ou a revogação de consentimento não implica a exclusão automática de documentos assinados ou de registros cuja conservação tenha fundamento legal ou contratual. Solicitações de exclusão são avaliadas considerando os direitos das partes e as obrigações aplicáveis.

Segurança dos dados

A proteção dos dados exige medidas técnicas e administrativas proporcionais aos riscos, incluindo controle de acesso, proteção das credenciais e restrição do compartilhamento. O cliente também deve proteger sua conta e as permissões dos documentos sob sua gestão.

Nenhum ambiente é inteiramente livre de riscos. Havendo incidente envolvendo dados pessoais, devem ser adotadas medidas de contenção e avaliação e, quando cabível, comunicação à ANPD e aos titulares nos termos da regulamentação aplicável.

Seus direitos e como solicitá-los

Você pode exercer os direitos previstos na LGPD, observados os requisitos legais e os direitos de outras pessoas.

• Confirmar a existência do tratamento e acessar seus dados.
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação.
• Solicitar portabilidade, nos termos da regulamentação e respeitados os segredos comercial e industrial.
• Solicitar eliminação de dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.
• Obter informações sobre compartilhamento, sobre a possibilidade de não consentir e sobre as consequências dessa recusa.
• Revogar consentimento e apresentar oposição ao tratamento nas hipóteses legalmente cabíveis.
• Solicitar revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, quando aplicável, e informações sobre os critérios e procedimentos utilizados.
• Peticionar perante a ANPD e os organismos de defesa do consumidor, quando cabível.

Solicitações e atualizações

Envie sua solicitação a contato@rubrica.com.br, informando o assunto e os dados necessários para localizar a operação. O exercício de direitos é gratuito. Podemos solicitar uma verificação proporcional de identidade para evitar que informações sejam entregues a outra pessoa.

Quando a Rubrica atuar como operadora de dados sob responsabilidade de um cliente, a solicitação poderá ser direcionada ao controlador competente, com orientação sobre o encaminhamento. Respostas e medidas observarão os prazos e requisitos legais aplicáveis.

Esta Política pode ser atualizada para refletir alterações nos serviços, fornecedores ou tratamentos. Mudanças relevantes serão informadas pelos canais apropriados; quando necessário, será solicitada nova autorização. A versão atual e sua data de atualização estarão disponíveis nesta página.