Em uma frase: assinatura eletrônica é o conjunto de mecanismos eletrônicos usados para identificar quem assinou e registrar sua manifestação de vontade em um documento ou transação digital.
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é uma forma de formalizar documentos sem depender de impressão, caneta, envio físico ou digitalização posterior.
Em vez de assinar uma folha de papel, o signatário interage com um processo eletrônico que registra sua concordância e produz evidências sobre a assinatura.
Ela pode ser usada em contratos, termos de aceite, autorizações, propostas comerciais, documentos internos e diversas outras situações em que seja necessário demonstrar quem concordou com determinado conteúdo.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?
A legislação brasileira reconhece diferentes modalidades de assinatura eletrônica. A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas em simples, avançadas e qualificadas e estabelece requisitos diferentes para cada modalidade. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil e também trata dos efeitos jurídicos de documentos eletrônicos.
Isso não significa que exista uma única modalidade correta para todo documento. O método adequado depende do tipo de operação, do risco envolvido, da identificação necessária e de eventuais exigências legais específicas.
Se quiser aprofundar esse ponto, veja também o artigo Assinatura eletrônica tem validade jurídica?.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
A Lei nº 14.063/2020 trabalha com três categorias principais.
Assinatura eletrônica simples
É a modalidade que permite identificar o signatário e associar dados eletrônicos ao ato de assinatura.
Dependendo do processo, podem ser utilizadas evidências como e-mail, telefone, registros de acesso, códigos de autenticação e trilha de auditoria.
É comum em situações de menor risco ou em operações nas quais as partes aceitam aquele método de identificação.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura avançada exige um nível maior de vínculo entre o signatário e a assinatura.
Pela legislação, ela deve permitir a identificação do signatário de maneira unívoca, utilizar dados sob seu controle com elevado nível de confiança e estar ligada ao documento de forma que alterações posteriores possam ser detectadas.
A assinatura disponibilizada pelo Gov.br para contas elegíveis é um exemplo de assinatura eletrônica avançada. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação informa que o serviço pode ser usado por cidadãos com conta prata ou ouro.
Assinatura eletrônica qualificada
A assinatura qualificada utiliza certificado digital ICP-Brasil.
Ela representa o nível previsto na legislação que emprega certificado digital emitido dentro da infraestrutura oficial brasileira. Em determinadas operações, pode haver exigência específica dessa modalidade.
Para entender essa tecnologia com mais detalhes, leia O que é assinatura digital?.
O que torna uma assinatura eletrônica confiável?
Uma assinatura eletrônica não deve ser avaliada apenas pelo desenho que aparece no documento.
O que realmente fortalece o processo é o conjunto de evidências produzidas durante a assinatura. Entre elas podem estar:
- identificação do signatário;
- data e hora de cada evento;
- endereço IP e registros técnicos;
- autenticação por e-mail, telefone ou outros fatores;
- biometria ou validação de identidade, quando utilizada;
- trilha de auditoria;
- mecanismos de integridade do arquivo;
- certificado digital, quando aplicável.
Quanto mais sensível for a operação, mais importante é escolher evidências proporcionais ao risco.
Assinatura eletrônica é a mesma coisa que assinatura digital?
Não exatamente.
Assinatura eletrônica é o conceito mais amplo. Ele inclui diferentes maneiras de assinar e comprovar autoria em ambiente eletrônico.
Assinatura digital, no uso técnico relacionado à ICP-Brasil, utiliza criptografia e certificado digital. Por isso, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil se enquadra como assinatura eletrônica qualificada.
Também existe a assinatura digitalizada, que é apenas uma imagem ou reprodução da assinatura manuscrita. Ela não deve ser confundida com uma assinatura digital baseada em certificado e mecanismos criptográficos.
Quando faz sentido usar assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é especialmente útil quando o objetivo é reduzir etapas manuais e tornar o fluxo de documentos mais rápido e rastreável.
Ela pode ser aplicada, por exemplo, em:
- contratos comerciais;
- termos de aceite;
- autorizações;
- propostas e documentos de venda;
- documentos internos de empresas;
- contratos imobiliários;
- documentos educacionais;
- processos de RH;
- relações com fornecedores e parceiros.
O ponto principal é avaliar o documento e escolher um nível de autenticação compatível com sua importância.
Como escolher o nível de assinatura?
Uma boa decisão costuma considerar quatro fatores:
- Quem precisa ser identificado? Quanto maior a necessidade de certeza sobre a identidade, mais robusto deve ser o processo.
- Qual é o risco da operação? Documentos de alto valor ou com maior chance de contestação podem exigir evidências adicionais.
- Existe exigência legal específica? Algumas situações determinam a modalidade de assinatura que deve ser usada.
- Quais evidências ficarão disponíveis depois? O processo deve permitir recuperar o histórico da assinatura caso seja necessário comprovar o que aconteceu.
Como funciona na Rubrica
Na Rubrica, o processo pode combinar diferentes níveis de autenticação e evidências de acordo com a necessidade da operação.
A plataforma registra o histórico do documento, permite acompanhar o andamento das assinaturas e mantém uma trilha de auditoria vinculada ao processo.
Também é possível trabalhar com mecanismos reforçados de identificação e com assinatura baseada em certificado digital quando o documento exigir um nível maior de segurança.
Conheça os recursos da Rubrica ou veja os planos disponíveis.
Resumo
Assinatura eletrônica é um conceito amplo que permite formalizar documentos no ambiente digital. No Brasil, a legislação diferencia assinaturas simples, avançadas e qualificadas.
A escolha correta não depende apenas de praticidade. Ela deve equilibrar identificação, integridade, evidências, risco da operação e eventuais exigências legais.