Em uma frase: assinatura online resolve grande parte dos contratos e documentos do dia a dia, mas não elimina formalidades que a lei exige para determinados atos, como escritura pública ou registro.
Assinar online substitui o cartório?
Nem sempre — e essa é a distinção mais importante deste assunto.
Uma coisa é assinar um documento. Outra é realizar um ato jurídico para o qual a lei exige uma forma específica, como escritura pública, registro ou participação de uma autoridade notarial.
Para muitos contratos, propostas, termos, autorizações, aditivos e documentos empresariais, a assinatura eletrônica permite formalizar o aceite sem imprimir papel, reconhecer firma ou reunir as partes presencialmente.
Mas existem situações em que a formalidade não está na assinatura em si. Ela está no próprio ato que será realizado.
Quando a assinatura eletrônica costuma resolver o processo?
A regra geral do Código Civil é que a declaração de vontade não depende de uma forma especial, salvo quando a lei expressamente exigir uma determinada forma.
Isso abre espaço para que inúmeros negócios sejam formalizados digitalmente, desde que o método usado seja adequado ao risco e às exigências daquela operação.
Na rotina de empresas, alguns exemplos comuns são:
- contratos de prestação de serviços;
- propostas comerciais;
- termos de aceite;
- autorizações;
- aditivos e renovações;
- contratos internos;
- documentos de fornecedores;
- acordos entre partes quando não houver formalidade legal específica.
Nesses casos, uma boa assinatura eletrônica permite identificar o signatário, registrar a manifestação de vontade e guardar evidências do processo.
Quando o cartório pode continuar sendo necessário?
Existem situações em que a legislação exige algo além da assinatura das partes.
Escritura pública
O artigo 108 do Código Civil estabelece, como regra, que a escritura pública é essencial para negócios que envolvam constituição, transferência, modificação ou renúncia de direitos reais sobre imóveis de valor superior ao limite previsto em lei, salvo hipóteses em que outra norma autorize instrumento diferente.
Nesse cenário, não basta pegar um contrato particular e apenas assinar online. A formalidade da escritura faz parte do próprio ato jurídico.
Registro
Também existem negócios em que o documento assinado precisa ser levado a registro para produzir determinados efeitos.
No setor imobiliário, por exemplo, assinar um contrato e registrar uma transferência são etapas diferentes. A assinatura formaliza a manifestação de vontade; o registro pode ser necessário para produzir o efeito jurídico específico pretendido.
Reconhecimento de firma e atos notariais específicos
Em alguns processos, uma instituição, norma ou contexto pode exigir reconhecimento de firma, autenticação, procuração pública ou outro ato notarial.
Por isso, a pergunta correta não é apenas “posso assinar eletronicamente?”. É também: este ato exige alguma formalidade adicional depois da assinatura?
Cartório também pode funcionar de forma digital
Precisar de um ato notarial não significa necessariamente voltar ao papel ou enfrentar uma fila presencial.
O sistema e-Notariado permite a prática de diversos atos notariais em ambiente eletrônico. O Conselho Nacional de Justiça consolidou as regras nacionais dos serviços extrajudiciais eletrônicos e, hoje, existem procedimentos digitais para diferentes atos realizados por tabelionatos.
Ou seja: assinatura eletrônica e cartório não são mundos opostos. Em vários fluxos, o documento nasce e circula digitalmente e, quando existe uma etapa notarial obrigatória, ela também pode acontecer por um processo eletrônico apropriado.
Reconhecimento de firma é a mesma coisa que validade do contrato?
Não.
Reconhecimento de firma é um ato realizado pelo tabelião para atestar aspectos relacionados à assinatura. Isso não significa que todo contrato dependa de reconhecimento de firma para existir ou ser juridicamente válido.
Da mesma forma, a ausência de reconhecimento de firma não transforma automaticamente um documento particular em inválido.
A necessidade depende do documento, da legislação aplicável e, em alguns casos, da exigência do órgão ou instituição que receberá aquele documento.
Qual tipo de assinatura usar quando o documento pode ser eletrônico?
A Lei nº 14.063/2020 organiza as assinaturas eletrônicas em três níveis: simples, avançada e qualificada.
A escolha deve considerar o risco da operação e eventuais exigências específicas.
Assinatura eletrônica simples
Pode ser adequada a operações de menor risco, utilizando elementos eletrônicos para identificar o signatário e registrar o aceite.
Assinatura eletrônica avançada
Eleva a capacidade de identificação e de comprovação da integridade do processo. Pode combinar mecanismos de autenticação e evidências adicionais.
Assinatura eletrônica qualificada
Utiliza certificado digital ICP-Brasil. É a modalidade de maior nível na classificação legal e é obrigatória em algumas situações expressamente previstas em lei.
Se quiser entender melhor essa diferença, veja O que é assinatura digital? e Assinar com certificado digital é seguro?.
O que realmente importa antes de eliminar o papel?
Antes de definir o fluxo, responda quatro perguntas:
- A lei exige uma forma específica para este ato?
- Há necessidade de escritura, registro ou outro ato notarial?
- Qual nível de identificação é compatível com o risco do documento?
- O processo gera evidências suficientes para demonstrar quem assinou, quando e qual arquivo foi aceito?
Essa análise evita dois erros comuns: manter burocracia onde ela já não é necessária ou simplificar demais um ato que possui uma formalidade própria.
Como a Rubrica ajuda nesse processo?
Quando o documento pode ser formalizado eletronicamente, a Rubrica centraliza envio, assinatura, acompanhamento e armazenamento em um único fluxo.
O processo pode registrar elementos como data e hora, dados de acesso, autenticações utilizadas e trilha de auditoria, além de permitir diferentes níveis de assinatura conforme a necessidade da operação.
Quando existe uma etapa cartorária obrigatória, a plataforma não pretende “substituir a lei”. O ganho está em digitalizar e organizar tudo aquilo que pode acontecer antes e depois dessa etapa, reduzindo impressão, troca de arquivos, cobrança manual de assinaturas e perda de versões.
Conheça também os recursos da plataforma e veja como estruturar um fluxo de documentos mais simples.